Деловая переписка.

Моё оружие, я бы назвал его базукой результативных переговоров, это деловое письмо…

Телепатов, умеющих читать чужие мысли, среди нас, скорей всего, нет! Хотя часто во время общения, мы ощущаем в себе что-то типа: «вы читаете мои мысли» или «я как раз об этом только подумал». Впрочем, мы не всегда можем уловить и смысл сказанного нам. Часто то, что сказано нами самими, люди трактуют по-своему. В результате, говоря об одном и том же, два человека могут говорить о чём-то разном. Это очень мешает во время переговоров. Разве вы с этим не сталкивались? Я с этим сталкиваюсь постоянно, не боюсь в этом признаться и каждый раз нахожу способ преодоления этой непостижимой силы.

Материальный носитель моих мыслей и слов в виде воздушного пространства меня не устраивает. А вот бумага – вполне осязаемый продукт труда тысяч людей, на котором можно легко фиксировать любую мысль и это уже не воздух!

деловая переписка

Кто сказал, что переговоры это обмен репликами? Ведите часть переговоров на бумаге! Я очень часто использую письмо для начала переговоров и для создания материального носителя договорённостей. Вот простой пример из личной практики: мне нужен директор какой-либо организации, который где-то в «недосягаемости». Я пишу официальное письмо на имя этого человека, печатаю его на фирменном бланке, кладу в конверт и отправляю с уведомлением о вручении. Моё письмо, как правило, проходит всех секретарей и попадает к нему на стол.

Будет ли оно прочтено? Хороший вопрос! У моего письма несколько целей.

Во-первых, в своём письме я фиксирую свои мысли и выстраиваю из слов доминанту своей будущей речи, которую произнесу уверенно и без запинки.

Во-вторых, моё письмо – это повод для личного обращения и предмет начала диалога («Иван Иванович, вы получили моё письмо?»). Особенно такой приём хорошо работает, когда предмет переговоров касается какой-нибудь щепетильной темы, например, просроченной задолженности или нарушения договорных обязательств. Т.е., сначала письмо, потом звонок. Так легче.

В-третьих, всё же вероятность того, что письмо будет прочтено, достаточно высока. Особенно, если письмо пришло по почте и лично на имя директора. У большинства руководителей очень сильно развиты тактильные рецепторы восприятия мира. Многие из них большое количество времени проводят в своих креслах, через их руки проплывают десятки и сотни разных бумаг, которые нужно подписывать, им часто дарят материальные подарки и т.д. Другими словами, почти каждый начальник кинестетик, т.е. текст на листе бумаги в своих руках он воспринимает лучше, чем тот же текст в теле электронного письма. И как следствие, письмо на бумаге обретает ценность.

В-четвёртых, все официальные письма обычно регистрируются и подшиваются в специальную папочку. Т.е. они начинают храниться в архиве, а это значит, что моя мысль, написанная на бумаге, на долгое время поселяется в офис к тому, для кого она предназначена. Означает это то, что в следующем письме, я, например, могу сослаться на предыдущее письмо («Уважаемый, Иван Иванович! В нашем письменном обращении к Вам, (см. исх. письмо № 12-01 от 01.08.2010 г.) мы выразили готовность оказать Вам содействие в… Однако на пути реализации этого проекта мы обнаружили серьёзное препятствие, которое сможем устранить только совместными силами») и показать тем самым, что всё под контролем, работа идёт и если чего-то у кого-то из головы вылетело, то вот «напоминалка».

В-пятых, письменная речь может очень сильно отличаться от устной. Читая текст, любой человек мысленно представляет в своём сознании образы, картинки, голоса, звуки, запахи и т.д. Например, читая сейчас эту статью, вы, наверняка, представляете себе, в какой манере я это говорю, каким голосом, в каком темпе, с каким выражением лица. Именно потому, что с помощью текста можно замаскироваться под кого угодно. Популярностью пользуются чаты, форумы, общение через социальные сети. И хотя деловое письмо совсем не чат и не форум, тем не менее, оно обладает тем же свойством пробуждать воображение и передавать эмоции, что присуще во время чтения «постовых» в блогах или какого-нибудь криминального романа. Следовательно, своим письмом я передаю своё настроение и занимаю определённую позицию. Далее, во время живого общения, я либо подтверждаю, либо разрушаю представление о себе и о линии своего поведения. Это уже зависит от того, чего я хочу добиться.

В-шестых, (я это очень люблю) часто вопрос в письменной форме предполагает и ответ в письменной форме. Мне очень нравится в некоторых случаях в тело письма внедрить что-то наподобие этого: «пришлите ваш ответ в письменной форме 12 сентября 2010 года до 12:00 по мск. вр.». Такой повелительный оборот хорошо использовать во многих случаях, когда необходимо стимулировать рабочий процесс своих подчинённых или «нерадивых» клиентов-должников в отдалённых регионах. При переписке с директорами серьёзных компаний тон, естественно, может быть мягкий и вежливый: «пришлите, пожалуйста, Ваш письменный ответ до 12:00 по мск. вр. 12 сентября 2010 года». Грубо или вежливо, суть не меняется. В любом случае написание ответного письма – это время, которое фирма ответчик посвящает мне!

В-седьмых, в письме можно «заякорить» что-то важное! Что-то такое, что надолго останется в памяти человека. Поясню, что имею в виду. Когда человек берёт в руки письмо на фирменном бланке, он сразу обращает внимание на логотип, кому и от кого и на конец письма. Многие письма не читаются только потому, что глаза быстро «фотографируют» нечитабельность текста. Иногда, объем, и стиль письма подсказывают – читать это не надо! В лучшем случае глаза пробегут по началам абзацев, но при любом раскладе в одном месте они точно остановятся. Это постскриптум. По статистике P.S. читают и перечитывают по 2-3 раза, и он не только запоминается, но может спровоцировать человека на более вдумчивое чтение всего письма. В своей практике при написании писем должникам я обычно пишу в P.S. «Оплачивайте, пожалуйста, счета вовремя».

Пожалуй, на этом, я пока и закончу. Тема деловой переписки бесконечна и всего не перескажешь за один раз. Надеюсь, что из этой толики информации пользу для себя вы уже извлекли.

P.S.

Пишите письма!

Добавить комментарий

*


Пока никто не оставил комментарии. Будьте первыми.